SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist Softwarehersteller füM;r iECM - integriertes Enterprise Content Management. Fast 30 Jahre Erfahrung in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Business Process Management, Workflow, digitaler Posteingang und elektronische Akten zeichnen uns aus.


Doxis4 Microsoft-Integration

Teamplay: Leistungsstarke ECM-
Funktionen für Microsoft-Anwendungen

Der Umgang mit elektronischen Dokumenten und Dokumenten-Images wird innerhalb von Unternehmen und Organisationen heute mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Längst übernehmen dabei Standard-Office-Anwendungen Aufgaben, die zuvor noch über kundenspezifische Applikationen und dedizierte Clients realisiert wurden. Die Microsoft-Betriebssystemplattformen, der Windows Explorer, die Familie der Microsoft Office-Produkte und der SharePoint Portal Server spielen dabei eine zentrale Rolle und werden zu täglich genutzten Werkzeugen. Auch das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gewinnt an Bedeutung.

Doxis4 trägt diesem Trend Rechnung. Mit seinen Modulen zur Microsoft-Integration lassen sich Archiv- und Workflow-Funktionen sowie die automatisierte Dokumenteneingangsverarbeitung einfach in die Microsoft-Umgebungen integrieren. Sie können direkt aus der jeweiligen Microsoft-Anwendung heraus gestartet werden, ohne dabei die aktuelle Anwendung zu verlassen.

Windows- und Office-Produkte

Doxis4 SmartArchiver und Doxis4 SmartOffice bieten dem Anwender überall dort, wo kein voll funktionaler Archiv- und Workflow-Client wie z.B. Doxis4 winCube erforderlich ist, die entsprechende Funktionalität über Einbettung in die Microsoft-Menüstrukturen. Die Funktionalität des Doxis4 SmartArchiver ist innerhalb des Windows Explorers über das Kontextmenü (= rechte Maustaste) erreichbar. Doxis4 SmartOffice integriert die Doxis4-Funktionen in die Menüstruktur der MS Office-Programme. Je nach Konfiguration und vergebenen Rechten sind mit den beiden Doxis4-Modulen eine Auswahl oder sämtliche der nachfolgend beschriebenen Optionen zur Archivierung in Doxis4 Archiv und zum Anstoßen von Prozessen und Vorgängen im Doxis4 Workflow aufrufbar. Neben dem unmittelbaren Aufruf zur Archivierung lassen sich Dokumente auch durch die Anwendung von Regeln auswählen und automatisch im Hintergrund archivieren. Mit Doxis4 SmartArchiver und Doxis4 SmartOffice sind folgende Doxis4-Funktionen in MS Office verfügbar:

Archivierung und Wiederherstellung von Dokumenten:

  • manuelle Archivierung
  • automatische Archivierung durch Anwendung von Regeln
  • Anzeige und Wiederherstellen archivierter Dokumente im Windows Explorer

Start von Prozessen mit Doxis4 Workflow:

  • Zu einem ausgewählten Dokument wird in Doxis4 Workflow direkt ein neuer Vorgang gestartet, der das Dokument referenziert
  • Verwendung der Dokumenteigenschaften zur Indizierung des Vorgangs und zur automatischen regelbasierten Auswahl des passenden Prozessmodells
  • Einfache Initiierung und Automatisierung von administrativen Prozessen auf Basis entsprechender Dokumentvorlagen (z.B. Reisekostenanträge, Netzwerkanträge etc.)

E-Mail-Archivierung für Outlook/Exchange

Das Doxis4 eMail Center stellt umfassende Funktionen zur effizienten und gesetzeskonformen Bearbeitung von elektronischen Mails mit MS Outlook/Exchange bereit: Zuordnung, Beantwortung, Archivierung und Recherche bilden die Kernelemente für ein umfassendes Information Lifecycle Management für die gesamte elektronische Geschäfts­kommunikation. Neben einer unmittelbaren Entlastung des Mail-Systems stellt das Doxis4 eMail Center sicher, dass E-Mails dem jeweiligen Kontext von Geschäftsprozessen zugeordnet werden und die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung über den gesamten Lebenszyklus hinweg erfüllt werden (Compliance).

Der Doxis4 eMail Manager stellt das Bindeglied zwischen Microsoft Exchange Servern und dem Doxis4 Archiv dar. Dabei werden die folgenden vier grundlegenden Transaktionen durch den Doxis4 eMail Manager zur Verfügung gestellt:

  • Archivieren von E-Mails
  • Wiederherstellen zuvor archivierter E-Mails
  • Suche von E-Mails im Archiv
  • Löschen zuvor archivierter E-Mails auf dem MS Exchange-Server

SharePoint Portal Server

Die Integration von Doxis4 in den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) realisiert SER über flexibel konfigurierbare Standard-Konnektoren.

Die Portalintegration über den Doxis4 SharePoint Portal Connector bietet verschiedene frei positionierbare Webparts, die einen „Single Point of Access“ ermöglichen. So stehen die Funktionen der Doxis4 iECM-Suite den Benutzern über das SharePoint Portal zur Verfügung. Hierzu gehören die Arbeit mit Postkörben und Vorgängen, die Suche nach Dokumenten und das Arbeiten mit Trefferlisten, aber auch die Suche nach elektronischen Akten aus Doxis4 Records Management.

Die Anbindung von MOSS an das Doxis4 Archiv über den Doxis4 SharePoint Archive Connector liefert eine automatische, regelbasierte Archivierung und Ausdünnung von in SharePoint gespeicherten Dokumenten. Damit wird nicht nur die Dokumentenablage in SharePoint entlastet – und die Performance bleibt hoch – sondern gleichzeitig auch Revisionssicherheit und Erfüllung von Compliance-Anforderungen garantiert. Über die Mechanismen von Doxis4 Information Lifecycle Management kann ein archiviertes Dokument nach Ablauf konfigurier­barer Fristen auf ein kostengünstiges Speichermedium verlagert und am Ende seines Lebenszyklus gelöscht werden. Für den Benutzer ist die Archivierung der Dokumente vollständig transparent, d.h. Verweise auf die Dokumente bleiben an genau den Stellen im MOSS erhalten, wo sich die Dokumente ursprünglich befanden.

Mit der Doxis4 SharePoint Integration stehen leistungsstarke ECM-Funktionen nun auch in der SharePoint-Welt zur Verfügung: Dokumenten­- und Records Management, Eingangsverarbeitung sowie Workflow und Archivierung. Team-orientiertes Arbeiten unter SharePoint geht einher mit der übergreifenden Verwaltung von Content Repositories, der revisionssicheren Archivierung sowie einer umfassenden Akten- und Vorgangsbearbeitung.

In der gegenseitigen Ergänzung, d.h. der Bereitstellung von SharePoint-Funktionen und -Diensten in den Bereichen Portal, Collaboration und WCMS einerseits und der umfassenden Funktionalität der Doxis4 iECM-Suite andererseits, entsteht in der Gänze ein Portfolio, das mehr ist, als nur die Summe seiner Einzelteile. Eine perfekte Synthese, die einen weiteren Schritt im Rahmen einer einheitlichen und übergreifenden Information Lifecycle Management (ILM) Strategie für Unternehmen und Verwaltungsorganisationen darstellt.

Microsoft Dynamics NAV

Die Doxis4 Navision Integration bietet sowohl eine umfassende Archivierungs-Unterstützung als auch die Einbindung der Dokumenten­eingangsverarbeitung mit dem Doxis4 Inbound Center. Auf dieser Grundlage wird integriertes Enterprise Content Management mit Navision unter Einbeziehung von Doxis4 wie auch anderen Systemen realisierbar. Doxis4 selbst interagiert dabei über entsprechende Standard-Schnittstellen sowohl mit der Navision-Datenbank als auch mit dem Navision Application Server.

Die Archivierung von Dokumenten in Navision schließt sowohl Eingangs- als auch Ausgangsdokumente mit ein. Der Doxis4 Navision Konnektor unterstützt alle in der Praxis relevanten Ablage-Szenarien, d.h. sowohl die frühe wie auch die späte Archivierung sowie das parallele Archivieren. Über den Doxis4 Archivierungs-Service und die dazugehörige virtuelle Medienverwaltung erfolgt – vollständig transparent für Navision – die Anbindung von Speichersystemen, das Cache Management zur Performance-Optimierung sowie die Verwaltung von Aufbewahrungs­fristen im Rahmen des Retention Managements.

Ablage und Recherche von Dokumenten wird direkt aus der Navision GUI heraus aufgerufen. Verknüpfte Dokumente wie auch Vorgänge und Akten lassen sich direkt öffnen. Ebenso können Attribute eines Navision-Objekts direkt für eine Suchanfrage in Doxis4 übernommen werden - zum Beispiel Darstellung aller Dokumente eines Kunden in einer Trefferliste. Bei der Anzeige von Dokumenten hält der Doxis4 Viewer für Navision eine Vielzahl von unterstützten Anzeigeformaten wie auch Bearbeitungs­optionen bereit (Markierungen, Stempel, Annotationen, Digitale Signatur etc.).

Bei der Anbindung von Doxis4 InvoiceMaster an Navision werden die aus den Eingangsbelegen ausgelesenen Werte unmittelbar mit den vorlie­genden Stammdaten aus der Finanzbuchhaltung sowie Bestell­informationen und Wareneingängen abgeglichen. Der Doxis4 Navision Konnektor bietet die hierzu erforderlichen zusätzlichen Schnittstellen ebenfalls an.

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