SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist Softwarehersteller füM;r iECM - integriertes Enterprise Content Management. Fast 30 Jahre Erfahrung in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Business Process Management, Workflow, digitaler Posteingang und elektronische Akten zeichnen uns aus.


Doxis4 Belegarchivierung im Rechnungswesen

Belege effizient archivieren
und recherchieren

Bewertungen 4/5

„Keine Buchung ohne Beleg“, lautet einer der Grundsätze ordnungs­ge­mäßer Buchführung. Der Buchungsbeleg ist Ausgangspunkt jeder Bu­chung und gilt als Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Er dokumentiert einen Geschäftsfall, der finanzielle Auswirkung auf das Krankenhaus hat.

Im Rechnungswesen fallen mit Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchungs­journalen, Kontoauszügen, Saldenlisten, Schriftverkehr etc. täglich große Mengen aufbewahrungspflichtiger Belege an, die bis zu 10 Jahre re­visions­sicher aufzubewahren sind. Die strukturierte Belegablage ohne ein Enterprise Content Management-System wie Doxis4 geht zu Lasten von Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Sicherheit.

Doxis4 unterstützt sämtliche Erfassungs- und Ablageszenarien im Rech­nungs­wesen. Beim frühen Scannen werden Belege wie z.B. Ein­gangs­rechnungen häufig schon beim Posteingang digitalisiert, während beim späten Scannen die Bearbeitung der Vorgänge zunächst vollständig papiergebunden erfolgt und erst am Schluss der zahlungsbegründende Beleg digitalisiert wird.

Zu jedem Beleg werden die erforderlichen Metadaten erfasst bzw. von den entsprechenden Finanzbuchhaltungs-, Material­wirtschafts- und Waren­wirtschaftssystemen übergeben. Die Recherche und das Betrachten der Belege kann aus dem jeweiligen Finanzbuchhaltungs-, Material­wirtschafts- und Warenwirtschaftssystem über den Doxis4 Viewer erfolgen bzw. über einen separaten Doxis4 Windows- oder Web-Client.

Ihre Vorteile:

  • Integration in jegliche Finanzbuchhaltungs-, Materialwirtschafts- und Warenwirtschaftssysteme (z.B. SAP, MS Dynamics, E&S, Aescudata)
  • revisionssichere Archivierung aller Belege im Rechnungswesen (Papier/digital)
  • Ablage in einem langzeitsicheren Speicherformat
    als PDF/A, PDF und TIFF
  • lückenlose Dokumentation der Geschäftsfall-Historie
  • gleichzeitiges Einsehen von Belegen von verschiedenen
    Arbeitsplätzen und Mitarbeitern
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von
    HGB, AO, GDPdU, GoBS, Basel II etc.
  • Bereitstellung digitaler Belege bzw. Einrichtung temporärer Arbeitsplätze für Wirtschafts- und Betriebsprüfer

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