SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist Softwarehersteller füM;r iECM - integriertes Enterprise Content Management. Fast 30 Jahre Erfahrung in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Business Process Management, Workflow, digitaler Posteingang und elektronische Akten zeichnen uns aus.


Doxis4 Personalakte

Effizienz und Sicherheit
in der Personalverwaltung

Bewertungen 4/5

Digitale Akten sind einfach besser geeignet für ein effizientes und rechts­konformes Personal­akten­management als herkömmliche Papier­ordner. Die Arbeits­weise mit elektronischen Personal­akten ent­spricht dank aus­gereiften DMS-Funktionalitäten den papier­basierten Ge­wohn­heiten. Die Doxis4 Personalakte ist als Solution Package HR erhältlich. Diese Stan­dardlösung basiert auf der Enterprise Content Manage­ment-Suite Doxis4 und beinhaltet als vorkonfigurierte Lösung weit reichende Er­fah­rungen aus vielfältigsten Personalakten-Projekten.

Mit der elektronischen Doxis4 Personalakte lassen sich Medienbrüche überwinden. Verschiedenartigste Personalinformationen werden ein­heit­lich und vollständig aufbewahrt, so:

  • gescannte Papierdokumente,
  • elektronische Dokumente aus MS-Office,
  • E-Mails,
  • elektronische Daten aus HR-Systemen
    (SAP HR, PAISY, TDS etc.) sowie
  • Videoaufnahmen, z.B. von Mitarbeitergesprächen.

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Personalakte

Welche Vorschriften der Gesetzgeber hinsichtlich der Personalakte macht, erfahren Sie hier!

In der Doxis4 Personalakte finden Sie alle wichtigen Personal­unterlagen und -informationen zu einem Mitarbeiter übersichtlich angeordnet in einem Informationscockpit. Mit einer aussagefähigen Registerstruktur bringen Sie vorbildliche Ordnung in Ihre Personal­akten. Im Gegensatz zu Papierakten ist so ein immer gleicher Aufbau aller Personalakten gewährleistet. Das sorgt für Übersicht­lich­­keit und schnelles Finden von Dokumenten. Das Doxis4 Solution Package HR bringt im Standard eine vordefinierte, dennoch veränderbare Register­struktur für Personalakten mit. Zu jedem Register sind darüber hinaus die typischen Dokumente angegeben, die im jeweiligen Register abgelegt werden sollten.

Die digitale Aufbewahrung in der Doxis4 Personalakte ist:

  • sicherer (Schutz vor unbefugtem Zugriff durch
    Berechtigungs-Vergaben
    ),
  • aktueller (abgelaufene Informationen lassen sich
    automatisch entfernen
    ),
  • umfassend (medienübergreifende Aufbewahrung) und
  • flexibler (standortübergreifender und gleichzeitiger Zugriff).

Ihre Personalsachbearbeiter erwartet eine attraktive grafische Windows-Oberfläche mit einem zentralen Informationscockpit, das sämtliche mitarbeiterrelevanten Informationen ausweist. Von hier aus lassen sich alle erforderlichen Arbeiten erledigen und Aktionen starten. Die Mit­ar­beiter­daten werden automatisiert aus Ihrem HR-System über­nommen und durch Synchronisation aktuell gehalten. Der Aufruf der Doxis4 Personalakte kann direkt aus Ihrem HR-System erfolgen oder über den modernen Doxis4 Client.

Das Doxis4 Retention Management stellt sicher, dass archivierte Daten und Dokumente nur so lange im Archiv verbleiben, wie es die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder Ihre klinik­internen Vor­gaben erfordern.

Ausgefeilte Berechtigungskonzepte steuern den Zugriff auf die sensiblen Personalakten und gewährleisten so, dass nur berechtigte Personen Akten oder auch bestimmte Dokumente innerhalb einer Akte einsehen dürfen. Für eine erforderliche Mitarbeitereinsicht in die Personalakte lassen sich temporäre Zugriffsberechtigungen erteilen.

Elektronische Workflows entlasten Ihre Mitarbeiter bei Routine­tätigkeiten. Sie garantieren eine gleichbleibende Qualität, be­schleunigen Vorgänge und stellen sicher, dass vorgeschriebene Wege und klinikinterne Vor­gaben eingehalten werden. So können Sie beispielsweise bei Neu­ein­stellungen und regelmäßig vorgeschriebenen Ausbildungs­maß­nahmen erhebliche Entlastungen erzielen, indem diese Prozesse weitgehend automatisiert werden.

Ihre Vorteile:

  • ŸInformationscockpit mit allen mitarbeiterrelevanten Informationen
  • einheitlicher Aktenaufbau mit übersichtlicher Registerstruktur
  • ausgereifte DMS-Funktionalitäten entsprechen papierbasierten Gewohnheiten
  • individualisierbare, dynamische Sichten durch Gruppierungen oder Filter innerhalb der Akte
  • standortunabhängiger Zugriff auf Personalakten
  • temporärer Zugriff für Führungskräfte und Mitarbeiter
  • automatisierte Überführung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Gehaltsabrechnungen in die Personalakte
  • granulare Berechtigungen schützen vor unbefugtem Zugriff
  • Übernahme der Berechtigungen aus dem führenden HR-System möglich
  • Prozessoptimierung bei Bewerbermanagement, Neueinstellungen und regelmäßigen Ausbildungsmaßnahmen
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