SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist Softwarehersteller füM;r iECM - integriertes Enterprise Content Management. Fast 30 Jahre Erfahrung in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Business Process Management, Workflow, digitaler Posteingang und elektronische Akten zeichnen uns aus.


Doxis4 Direktionsakte

Perfektes Dokumenten-
management im Chefbüro

Bewertungen 4.5/5

In der Direktion von Krankenhäusern und Kliniken ist das Dokumenten­aufkommen bekanntlich groß. Alle Vorgänge müssen ausreichend dokumentiert und abgelegt werden. Täglich kommt neuer Posteingang hinzu, der gesichtet, bearbeitet und zur weiteren Verwertung verteilt werden muss. Parallel hierzu treffen zahlreiche Faxe und Mails ein. Wiedervorlagen und Freigaben müssen terminiert und kontrolliert werden. Mit der digitalen Doxis4 Direktionsakte erhalten Sekretariate und Geschäftsleitung eine sehr effiziente und transparen­te digitale Arbeits­organisation, die die heute vorherrschen­den Medien­brüche gänzlich beseitigt und die Akten- und Dokumenten­organisation enorm erleichtert.

Die Post lässt sich gleich bei Eingang in den Sekretariaten digitalisieren, den entsprechenden Vorgängen und Akten zuordnen und revisionssicher archivieren. Die Arbeitsweise mit der Doxis4 Direktionsakte entspricht dank ausgereifter DMS-Funktionalitäten den papierbasierten Gewohn­heiten. Jedes Dokument kann mit elektronischen Stempeln versehen werden, die nicht nur den Eingang protokollieren, sondern auch Lese- und Verarbeitungs­vermerke führen können. Wichtige Textpassagen können im Sekretariat markiert und mit zusätzlichen Informationen sowie erläutern­den bzw. ergänzenden Notizen versehen werden. Das erleichtert der Geschäftsleitung das Abarbeiten von Geschäftspost und Vorgängen.

Die Weitergabe von elektronischen Dokumenten erfolgt je nach Direk­tions­­organisation über persönliche oder Gruppen­postkörbe. Auch Mitarbeiter außerhalb der Direktion können in die Kommunikation mit einbezogen werden. Wer nicht regelmäßig in seinen Postkorb reinschauen möchte, kann zusätzlich per Mail benachrichtigt werden, wenn neue Dokumente und Vorgänge im Postkorb zur Bearbeitung warten. Zusätzlich zum Dokument erhält der Empfänger den Zugang zur entsprechenden Akte mit weiterführenden Informationen.

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Wussten Sie schon:

In Krankenhäusern mit 1000 Betten entsteht pro Jahr ein Papierberg, der gestapelt rund 140 Meter hoch wäre.

Moderne Benutzeroberflächen

Worauf Sie bei ECM-Software achten sollten, erfahren Sie hier!

Durch die bekannte und an MS Office orientierte grafische Benutzer­oberfläche fällt die Umstellung auf die digitale Arbeitsweise leicht. Durch die tiefe Integration in MS Office und umfangreiche Doku­menten­­management-Funktionen wird die Erstellung und Verwaltung elektronischer Dokumente enorm erleichtert. Bei der Erstellung neuer Dokumente kann über Doxis4 auf Vorlagen zurück­gegriffen werden. Statt in unübersichtlichen Datei-Systemen werden die Dokumente mit Doxis4 abgelegt und automatisch versioniert. Verwechslungen sind somit ausgeschlossen! Dokumente können so nicht mehr versehentlich überschrieben werden.

Wer angesichts dieser vielen Vorteile weiter wie bisher arbeiten möchte, lässt sich sinnvolle Verbesserungen entgehen.

Ihre Vorteile:

  • schnelles und einfaches Scannen von Post und Dokumenten
  • Beseitigung der Medienbrüche und Konsolidierung in
    einem DMS-System
  • elektronische Eingangsstempel, Unterschriftsstempel etc.
  • Markierungen, Vermerke etc. auf elektronischen Dokumenten
  • sichere Dokumentenbearbeitung durch Versionierung der Dokumente
  • Vorlagenmanagement erleichtert Dokumentenerstellung
  • Dokumentenablage in elektronischen Akten(-Registern)
  • Weitergabe der Post und Aufgaben in digitale Mitarbeiter-
    und Teamarbeitskörbe
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